Co zrobić, kiedy ogarnia Cię chaos?!
Za mną kolejne rozmowy z dyrektorami. Pełne problemów i poczucia bezsilności. Z czego wynikają takie stany? Z poczucia chaosu, z tego, że jest za dużo spraw osobistych i służbowych, że nie nadążamy, dzieci chorują, współpracownicy chorują…. że nie tak miało być! Za nami dwa miesiące bardzo intensywnej pracy. Teraz z kolei nadeszła jesień, niosącą z sobą wzmożone zachorowania na grypę. Dochodzi do tego kolejna fala pandemii. To wszystko powoduje zwolnienia lekarskie i kolejne kwarantanny. Po prostu życie pod wulkanem!
Do tego dyrektorom liderom, którzy wdrażają nowe projekty w szkole/przedszkolu, grożą nieustające wyrzuty sumienia, bo… nie wszystko przebiega tak, jak było zaplanowane. Coś przepada, jakiś termin okazał się nierealny, kogoś zabrakło, czegoś zabrakło…. Jednym słowem nie wszystko idzie tak, jak trzeba.
I jak z tym żyć? Jak funkcjonować w takim środowisku i pozostać w stanie sprawności umysłowej i organizacyjnej?!
Chętnie podzielę się z Wami moimi wypróbowanymi sposobami, bo – co dla wielu jest już pocieszeniem – mnie też zdarzają się takie stany. Myślę zresztą, że każdy z nas ma takie doświadczenia, bo nawet jeśli jesteś mistrzynią lub mistrzem zarządzania sobą w czasie, to są takie sytuacje, na które nie masz wpływu i misterne plany biorą w łeb.
Mapa moich działań
Co robię – zaczynam od zrobienia mapy tego wszystkiego, co teraz robię. Właśnie mapy mentalnej, a nie listy. Z mapą łatwiej jest dalej pracować. Na mapie w zasadzie od razu widzisz co dla Ciebie jest teraz najważniejsze, a co – nawet jeśli boli Cię serce – może poczekać.
Priorytety, delegowanie i wpływ
Bo to jest drugi krok – jak już zrobisz mapę, to sprawdź, co jest teraz, w danym momencie dla ciebie najważniejsze. Nie najpilniejsze, tylko właśnie najważniejsze. Czym potrzeba się zająć, bo jeśli tego teraz nie zrobisz, to przyniesie to długofalowe konsekwencje. Ten obszar Twoich działań zapisz na osobnej kartce. Jeśli jest on złożony, to rozpisz go na poszczególne działania – sprawy do wykonania. Jednym słowem, przypomnij sobie matryce Eisenhowera (podział spraw na ważne i nieważne oraz pilne i niepilne) i wybierz ważne nie pilne, plus jakieś naprawdę ważne i pilne). Często mamy tendencję do tego, aby skupiać się na spawach ważnych niepilnych i… często to właśnie jest powodem, że wpadamy w pułapkę chaosu.
Potem wyłuskaj z mapy takie działania, które chciałaś/chciałeś sam zrobić, ale… inni też dadzą radę. Wypisz każdą z tych spraw na osobnej kartce – rozpisz na działania, jeśli jest taka potrzeba i… przemyśl, komu możesz to delegować. Wiem, że dla niektórych delegowanie zadań i odpowiedzialności jest naprawdę trudne, ale… jeśli jesteś liderem, to po prostu potrzebujesz się tego nauczyć. Pamiętaj, że:
- Delegowanie nie oznacza, że nie będziesz mieć wpływu na to, co ludzie zrobią. Są różne stopnie delegowania i możesz po prostu poprosić o pokazywanie efektów kolejnych etapów, przed przejściem do następnego.
- Deleguj różnym osobom (pamiętaj o podziale na swoich i obcych) – pomyśl, kto zrobi to z łatwością i radością. Możesz też tworzyć mini zespoły albo pary, żeby ludziom było raźniej.
Ostatni etap pracy z mapą, to sprawdzenie, na które z tych spraw masz realny wpływ, a na które nie. Bo sprawami, na które nie masz wpływu nie warto się zajmować.
Jedna rzecz do końca
Kiedy już masz jasność, co naprawdę osobiście masz wykonać, zabierz się do działania. I… rób jedną rzecz od początku do końca. To mój słaby punkt. Kiedy mam milion spraw do zrobienia, to mam tendencję, aby coś zacząć, a następnie rozpocząć kolejne zadanie, nie kończąc poprzedniego itd. W efekcie nic nie jest skończone. Przerzucanie się z jednej sprawy do drugiej zajmuje mi więcej czasu, bo muszę sobie przypomnieć, co ja tam robiłam. Pilnuję tego teraz mocno, ale nadal jest to mój obszar do rozwoju. Widzę jednak, jakie pozytywne efekty przynosi ta zasada!
Kanban, czyli tablica działań
Żeby mieć poczucie, że nad wszystkim panuję, stosuję tablicę Kanban. Jest to tablica albo jakikolwiek dowolny obszar – przestrzeń, na której możesz wieszać samoprzylepne karteczki. Dzielisz ją na trzy części: do zrobienia – w trakcie – zrobione.
Każde duże działanie możesz rozpisać na mniejsze – wtedy używaj karteczek jednego koloru. Inne działania zapisuj na karteczkach różnych kolorów. Kiedy zabierasz się za jedną sprawę, przesuwasz karteczkę na pole: w trakcie. Pilnujesz wtedy, żeby ją skończyć i z satysfakcją przenieść do rubryki: zrobione! To jest bardzo przyjemny moment.
Przerwy
Zanim jednak zabierzesz się za kolejną sprawę do załatwienia, zrób sobie przerwę. Ja stosuję, no może staram się stosować, dwie wersje. Pierwsza: 1,5 godziny pracy bez odrywania się i 15-30 minut przerwy. Od czasu jak zobaczyłam wykres, gdzie pokazane jest, jak spada nasza wydajność, kiedy nie robimy przerw, to… staram się je robić!
Drugi model to: pomodoro, nazwany tak od kuchennego timera w kształcie pomidora, którego stosowanie w tej metodzie pierwszy zaproponował Włoch Francesco Cirillo. Technika jest tak prosta, że… aż strach. Polega na tym, że pracujesz w odcinkach 25 minutowych – nastawiasz timer albo budzik, albo telefon i po 25 minutach robisz 5 minut przerwy. A potem następne pomodoro, itd. Po 4 takich sesjach możesz sobie zrobić dłuższą przerwę. Możesz skorzystać ze strony: https://czasonline.pl/pomodoro.
W obu tych technikach chodzi o koncentrację – rób jedną rzecz do końca, a potem bierz się za następną. To sprawia, że Twoja praca jest bardziej efektywna. W obu tych technikach ważne jest też, żeby eliminować rozpraszacze. Dziś największym rozpraszaczem jest smartfon leżący obok. Więc – jak już się bierzesz do pracy, to telefon zostaw w drugim pokoju.
No i na koniec: odpuszczanie
Po prostu czasami trzeba sobie odpuścić! Nie musimy być najlepsi na świecie. Bądźmy wystarczająco dobrzy.
