Lepiej słuchać, czy mówić? Siła rozmowy indywidualnej

Zastanawiasz się nad tym, czy lepiej słuchać, czy mówić? Kiedy mówisz, powtarzasz to, co już wiesz. Jeśli chcesz dowiedzieć się czegoś nowego, słuchaj! Osoby, które mają dobre umiejętności komunikacyjne, wiedzą, że powiedzenie czegoś nie gwarantuje, że inni to usłyszeli. Dlatego zadają pytania, aby upewnić się, że druga osoba naprawdę ich zrozumiała. Najlepsi po prostu zadają pytania i słuchają odpowiedzi. Z uważnością, bez przeszkadzaczy, w pełni koncentrując się na tym, aby zrozumieć swojego rozmówcę. Prowadzą prawdziwy dialog. Najlepiej jeśli są to spotkania indywidualne.

Po co o tym piszę? Bo chcę Was dziś zachęcić, przekonać do przeprowadzania rozmów indywidualnych ze swoimi podwładnymi, osobami, którymi kierujesz, uczniami, ich rodzicami. To właśnie na nich można w prosty sposób przekonać się, co jest ważniejsze — słuchać czy mówić.

Spotkania indywidualne i ich znaczenie

Niebawem miną dwa lata życia w pandemii. Doświadczyliśmy tak wielu zmian, wiążących się ze stresem, że nasza odporność psychiczna – nawet u osób o wielkiej odporności – osłabła. Każdy z nas doświadczał trudności i przeżywał słabości. Nie zawsze wszystko dawaliśmy radę zrobić tak, jak powinniśmy. A ponieważ w naszej kulturze nie jest przyjęte przyznawanie się do błędu, stosowaliśmy różne taktyki. Przerzucaliśmy odpowiedzialność na innych, zaprzeczaliśmy, unikaliśmy trudnych tematów. Szczególnie mogło mieć to miejsce w pracy nauczycieli i dyrektorów. Do sytuacji pandemii dochodziły niespójne działania władz, zmiany w prawie oświatowym, konieczność bycia w ciągłej gotowości do monitorowania sytuacji. Często towarzyszy temu nieumiejętność radzenia sobie ze stresem, brak nawyku dbania o siebie i swój dobrostan. Wielu z nas tak naprawdę jest na skraju załamania, ale na zewnątrz prezentujemy twarz pokerzysty. Albo jeszcze częściej twarz szczęśliwego człowieka rodem z mediów społecznościowych. Same sukcesy, uśmiech nieschodzący z twarzy i cudowne życie.

Droga do nikąd

Czas z tym skończyć, bo to droga donikąd. Jednym z najlepszych sposobów radzenia sobie jest możliwość odbycia autentycznej rozmowy, bezpiecznego powiedzenia o trudnościach, których doświadczamy. W placówce, którą kierowałam, w drugim roku dyrektorowania wprowadziłam zwyczaj indywidualnych spotkań z pracownikami. Zdecydowałam się prowadzić te rozmowy w styczniu. Placówki edukacyjne mają rok szkolny i rok kalendarzowy. Zdecydowałam, że na takie rozmowy lepszy będzie początek roku kalendarzowego. Początek roku szkolnego to czas wielu zadań, wyzwań, działań więc uznałam, że najlepszy będzie styczeń, gdzie raczej już koncentrujemy się na rutynowych zadaniach. Rok wcześniej, przekazałam listę pytań, zagadnień o których będę chciała rozmawiać podczas spotkania indywidualnego. Ta lista pytań była kluczowa, bo pozwala z jednej strony mnie zbierać i notować informacje o działaniach poszczególnych osób. Z drugiej pozwalała wszystkim nauczycielom z wyprzedzeniem uświadomić sobie, jakie obszary ich pracy są dla mnie ważne i działać zgodnie z nimi. Innymi słowy — słuchać, a nie tylko mówić. To jest rola lidera. Oczywiście po przekazaniu listy pytań był czas na konsultacje, wyjaśnienia, każdy mógł przekazać mi swoje uwagi, ja mogłam dokonać korekty, ale miałam świadomość, że jako lider odpowiadam za to, jak pracują pracownicy. Po ustaleniu ostatecznej listy pytań każdy otrzymał ode mnie wydrukowaną, a także cyfrową wersję dokumentu „Notatka z rozmowy indywidualnej”. Pytań było 8. Oto one:

1. Realizacja zadań wynikających z zakresu obowiązków.
2. Zadania dodatkowe przydzielone w minionym roku.
3. Zadania dodatkowe podjęte z własnej inicjatywy.
4. W jaki sposób w minionym roku były doskonalone kompetencje zawodowe?
5. Co było w minionym roku największym powodem do dumy?
6. Które z zamierzonych zadań nie zostały zrealizowane?
7. Kierunki rozwoju w następnym roku.
8. Uwagi dyrektora.

Takie pytania dodałabym jeszcze dziś, czerpiąc inspiracje z kursu Kamili Rowińskiej:

1. Jakie wyciągasz wnioski?
2. Czego się nauczyłaś/eś w ubiegłym roku?
3. Co mój przełożony mógł zrobić lepiej/inaczej, aby ułatwić mi pracę?
4. W jaki sposób realizowałaś/eś wartości szkoły/przedszkola?
5. Co sprawiło ci największą trudność?
6. Co sprawiło ci największą radość?
7. Czego chcesz się nauczyć w nadchodzącym roku?
8. Jak przełożony/szkoła/przedszkole może mi pomóc (w uczeniu się)?
9. Co chcesz dodać od siebie, wolne wnioski.

Lepiej mówić czy słuchać — zasady przygotowania do rozmów indywidualnych:

Pytania, na które ma odpowiedzieć osoba, z którą będziesz rozmawiać, powinny być jej znane dużo wcześniej. Jeśli zdecydujesz się poprowadzić takie spotkania indywidualne już w tym roku, przygotuj krótką listę pytań. Pozwoli Ci ona działać zgodnie z zasadą dotyczącą tego, że lepiej słuchać niż mówić. Niech to będą takie pytania, które pozwolą z jednej strony podzielić się trudnościami, jakich doświadczyli nauczyciele w minionym czasie, z drugiej zaplanować działania na nadchodzący rok. Ja na pewno zostawiłabym pytania o realizację zadań, wnioski, powody do dumy, trudności, których doświadczyli, czego się nauczyli – to może być bardzo wzmacniające, bo praca online sprawiła, że każdy nauczyciel opanował wiele narzędzi TIK. Na pewno zostawiłabym też pytanie: czego chcesz się nauczyć w nadchodzącym roku, o kierunki rozwoju. Uczenie się i rozwój przynoszą wiele satysfakcji, a poza tym każdy nauczyciel, który oczekuje od uczniów stałego rozwoju, powinien być dla nich przykładem w tym zakresie. W ofercie Centrum Doskonalenia Nauczycieli znajdziesz szkolenia odpowiadające potrzebom swoich pracowników.

Poinformuj zespół, że takie rozmowy się odbędą. Podkreśl, jaki charakter mają mieć te indywidualne spotkania z pracownikami. Że nie chodzi o wytykanie błędów, rozmowę kontrolną czy oceniającą. Tu chodzi o dokonanie podsumowania tego, co się wydarzyło w ubiegłym roku, zastanowienie się co było sukcesem, co obszarem wymagającym zmian. Możesz powiedzieć, że w natłoku codzienności nie masz możliwości nawet krótkiej rozmowy z każdym nauczycielem, a chcesz wiedzieć, jak sobie radzą w tych trudnych czasach. Przede wszystkim – chcesz ich wysłuchać!

Jakiej pomocy potrzebują, a co mogą dać innym.

Zrób wszystko, co możesz, aby ludzie wiedzieli, że takie spotkania indywidualnie to nie „wezwanie na dywanik” aby rozliczyć z błędów, tylko szczera rozmowa o tym, czego doświadczyli.

Zasadą powinno być, że z daną osobą rozmawia jej bezpośredni przełożony. Czyli jeśli kierujesz dużą szkołą, będziesz rozmawiać z wicedyrektorami, ew. liderami zespołów przedmiotowych. Z kolei oni przeprowadzą rozmowę z nauczycielami należącymi do ich zespołów. Jeśli kierujesz małą szkołą, masz 20-30 pracowników, dasz radę przeprowadzić rozmowę osobiście z każdym. W przypadku gdy rozmowy mieliby przeprowadzać wicedyrektorzy albo liderzy zespołów przedmiotowych, to wcześniej wspólnie powinniście się do tego przygotować. Spotkać się, aby ustalić wspólny front, uzgodnić jak będziecie przeprowadzać rozmowy. Ważne, aby wszystkie osoby miały pełną świadomość, czy lepiej słuchać, czy mówić. Każdy z nich powinien pamiętać, że ma to być rozmowa wspierająca, a nie oceniająca!

Ustal termin rozmowy. Ja przygotowywałam harmonogram rozmów, przewidując na jedną osobę 60 minut, potem 15 minut przerwy dla mnie. Na jeden dzień planowałam maksymalnie 3 spotkania indywidualne. Nie da się ukryć, że jest to wyczerpujące zajęcie. Kartka z planowanymi terminami i godzinami leżała w sekretariacie i każdy się wpisywał. Dziś po prostu bym zrobiła tabelkę w chmurze i każdy tam mógłby się wpisać.

Jak przeprowadzać rozmowę indywidualną z pracownikiem?

Miejsce

Miejsce rozmowy jest bardzo ważne. To nie może być rozmowa zza biurka. Wiem, że w niektórych szkołach gabinet dyrektora to naprawdę niewielkie pomieszczenie. Jeśli tak jest u Ciebie, znajdź inne miejsce. Może macie przestrzeń do rozmów z rodzicami, może gabinet pedagoga. Najlepiej, żeby to była rozmowa przy stole, tak, aby każdy czuł się bezpiecznie.

Koncentracja

Jesteś niedostępna dla innych. Nie odbierasz telefonów. Najlepiej nie zabieraj ze sobą telefonu i o to samo poproś osoby, z którymi rozmawiasz. Oczywiście o tym, żeby mieć otwarty komputer i zerkać w maile, nie ma mowy. Masz być w 100% skoncentrowany na swoim rozmówcy. Myślę, że każda osoba z Twojego zespołu zasługuje na uważność przez co najmniej 60 minut w roku!

Nie zmieniaj terminów!

Jeśli termin jest ustalony, to choćby się waliło i paliło, nie zmieniaj tego terminu. Nawet jeśli zadzwoni wójt lub burmistrz albo wizytator i zaprosi Cię na spotkanie, to powiedz, że nie możesz przyjść, bo prowadzisz indywidualne spotkania z pracownikami. Odwoływanie, przesuwanie terminów daje ukryty komunikat, że jednak ta rozmowa nie jest aż tak ważna, bo są inne rzeczy ważniejsze. Więc trzymaj się ustalonego planu najmocniej, jak tylko możesz.

Po rozmowie

Uporządkuj notatki, dopisz swoje ewentualne uwagi. Być może w związku z tym, co usłyszałaś, stwierdzisz, że ta osoba zasługuje na nagrodę, a być może postanowisz spotykać się z nią częściej, bo dostrzeżesz, że potrzebuje większego wsparcia.

Wszystko notuj, bo pamięć jest bardzo zawodna.

Jeśli rozmowy przeprowadzały też inne osoby, koniecznie spotkajcie się po zakończeniu i podzielcie się swoimi uwagami. Nie chodzi tu o to, aby poplotkować o nauczycielach, ale o to, aby wyciągnąć wnioski. Może podczas rozmów ujawniły się takie kwestie, które trzeba rozwiązać w obszarze organizacyjnym, wychowawczym, dydaktycznym. Może trzeba poszukać innych rozwiązań, a może z tych rozmów wyniknie, jakie szkolenia rady pedagogicznej są nauczycielom potrzebne. Wnioski z rozmów mogą wytyczyć kierunki rozwoju waszej szkoły/przedszkola.

Wiem, że w większości polskich szkół nie ma zwyczaju przeprowadzania rozmów indywidualnych z każdym nauczycielem. Uważam jednak, że najwyższy czas to wprowadzić. Nauczyciel jest w swojej pracy dość osamotniony. Teraz, w czasie pandemii, kiedy niema nawet „pokoju nauczycielskiego” doświadcza tego jeszcze mocniej.

Chcę każdego dyrektora — lidera mocno zachęcić do przełamania bariery w sobie, przed taką formą wsparcia pracowników. Kiedy ja się zdecydowałam wprowadzić spotkania indywidualne, bardzo się bałam. Obawiałam się, że nauczyciele potraktują to jak rozmowę kontrolną, albo nie podejdą do tego z wystarczającym zaangażowaniem. Obawiałam się, że pomyślą, że mi się w głowie poprzewracało, żeby tak z każdym teraz rozmawiać, skoro na bieżąco jesteśmy w kontakcie i dobrze wiem, co kto robi. Myliłam się bardzo. Rozmowy indywidualne z pracownikami okazały się moją najlepszą decyzją jako lidera. Sprawiały, że każdy czuł się doceniony, potraktowany z całą uważnością. Miał szansę powiedzieć o tym, z czego jest dumny, przedstawić powody mniejszego zaangażowania, pokazać siebie jako niepowtarzalną osobowość. Doskonale pokazuje to, czy lepiej mówić, czy słuchać. Oczywiście okazuje się, że najwięcej czasu powinniśmy poświęcić na to drugie.

Zacznijcie rozmawiać z naciskiem na słuchanie! W moim przypadku okazał się to najlepszy sposób na lepsze poznanie moich współpracowników, budowanie zaufania, rozmawianie o trudnych sytuacjach, rozwiązywanie konfliktów, budowanie zaangażowania, branie odpowiedzialności za swoje działania. To rozmowa jest podstawą do nawiązania odpowiednich relacji. Kurs zarządzania może być jej uzupełnieniem.